Traducteur en ligne et confidentialité : ce qu'il faut lire

Un texte traduit contient souvent des noms, des adresses, des avis ou des données de salariés et de clients. Quand on le colle dans un traducteur en ligne, il quitte l'ordinateur et passe chez un éditeur. Ce guide résume ce que disent les pages officielles lues le 15/11/2026 chez deux éditeurs, DeepL et Microsoft, et donne les points à vérifier avant d'envoyer un texte.

Ce n'est pas un avis juridique. Pour votre cas, adressez-vous à votre délégué à la protection des données ou à un juriste.

La donnée personnelle, selon la CNIL

La CNIL définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Sa page cite aussi « la voix ou l'image » parmi les données qui permettent d'identifier une personne indirectement. Un texte traduit qui contient un nom ou une adresse en contient donc, au sens de cette définition.

Le point important est le suivant : la donnée reste une donnée personnelle, qu'elle soit traduite dans un outil en ligne ou dans un logiciel installé. C'est le traitement qui compte, et son contrat.

Le sous-traitant

La CNIL définit le sous-traitant comme « la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d'un autre organisme ». Un traducteur en ligne qui reçoit vos textes peut correspondre à cette définition : c'est à votre délégué à la protection des données de le confirmer pour votre cas. La page indique que les obligations du sous-traitant doivent figurer dans le contrat, notamment : une obligation de transparence et de traçabilité, la protection des données dès la conception, la sécurité des données traitées, et une obligation d'assistance, d'alerte et de conseil.

Ce que dit DeepL

La politique de confidentialité de DeepL, relue le 15/11/2026, distingue l'offre gratuite de l'offre Pro :

• Offre Pro : les textes ne sont pas stockés de manière permanente. Ils ne sont conservés que temporairement, puis supprimés après l'exécution du service. Les textes ne servent pas à améliorer la qualité des services. Une exception existe si vous demandez explicitement de conserver du contenu, par exemple une traduction enregistrée ou un glossaire.
• Offre gratuite : le contenu importé, ses traductions et les corrections que vous apportez peuvent servir à entraîner et améliorer les modèles de DeepL. La politique indique aussi que, sur cette offre, il n'est pas possible de traiter des textes contenant des données personnelles dans le traducteur.
• Documents : pour les métadonnées de traduction de documents, la politique indique une suppression automatique après 14 jours. Ce délai ne concerne pas le contenu lui-même.

La version lue était tronquée : la fin du document, dont la partie sur les modifications de la politique, n'a pas été relue. La date de mise à jour n'apparaissait pas dans la partie lue.

Ce que dit Microsoft

La page d'aide sur la traduction dans Outlook indique que la traduction passe par le service Traducteur Microsoft en ligne, et que, selon Microsoft, les données « ne sont jamais stockées, échantillonnées ou partagées avec une entité propriétaire ou tierce ». Cette phrase vaut pour la fonction de traduction de Outlook décrite dans cette page. Elle ne dit rien d'autres produits Microsoft, ni des conditions contractuelles de votre compte.

Gratuit ou payant : ce qui change

Pour DeepL, la différence est nette sur les pages lues : l'offre payante ne sert pas à l'entraînement et ne conserve les textes que temporairement. L'offre gratuite peut servir à l'entraînement. Pour un texte de l'entreprise, la formule gratuite n'est donc pas un choix à faire par défaut. Les formules et leurs prix sont dans le prix de DeepL.

Ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer un texte

1. Le texte contient-il des données personnelles ? Si oui, demandez l'avis de votre délégué à la protection des données.
2. Le contrat de l'éditeur couvre-t-il un usage professionnel ? Lisez la partie sur la sous-traitance.
3. Quelle est la liste des sous-traitants de l'éditeur, et où les données sont-elles traitées ?
4. Le texte sert-il à entraîner les modèles ? La réponse doit se trouver dans le contrat ou la politique, pas dans une intuition.
5. Peut-on retirer le texte ou demander sa suppression, et qui répond à une demande de la personne concernée ? Ces questions se règlent dans le contrat avec l'éditeur et dans votre organisation.
6. Peut-on traduire le même texte sans nom ni adresse ? Remplacer les noms par des repères, comme « Client A », peut réduire le nombre de données envoyées. Cela ne supprime pas l'obligation de contrôle.

Ce qu'un traducteur en ligne ne règle pas

Une politique de confidentialité ne dit pas si un texte doit être traduit. Elle dit comment l'éditeur le traite. La décision de traiter une donnée, avec quelle base et pour quelle durée, revient à l'entreprise. Pour la voix et les enregistrements, le même raisonnement vaut pour les fichiers audio : voir transcription audio et RGPD.

Où sont les risques les plus courants

• les contrats et les documents RH, qui contiennent des données sensibles ;
• les mails de clients, avec les coordonnées dans la signature ;
• les fiches de salariés ou de candidats ;
• les textes sur lesquels travaille un concurrent, parfois sous contrat de confidentialité.

Pour un texte qui ne contient que du contenu public, comme une page de site, le risque est moindre. Pour la méthode de choix entre outil automatique et traduction humaine, voir traduction automatique ou traducteur.

En résumé

Les pages lues donnent des règles précises chez DeepL et une phrase de Microsoft pour Outlook. Elles ne donnent pas la réponse à votre question de conformité. Avant de traduire un texte qui contient des données personnelles, lisez le contrat de l'éditeur et faites valider l'usage avec votre délégué à la protection des données.